La gestion des voyages d’affaires requiert beaucoup d’attention, et les erreurs ne facilitent pas le processus. Apprendre à connaître les erreurs courantes et à les éviter garantit un processus de gestion des voyages plus fluide. La plupart des entreprises ont encore du mal à contrôler les coûts et les processus en matière de voyages d’affaires, ce qui peut constituer une nuisance dans la plupart des déplacements.
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Pourquoi un accompagnement par une agence en business travel ?
Les erreurs courantes commises lors de la gestion des voyages coûtent à l’entreprise non seulement en termes financiers, mais aussi en temps et en productivité. Toutefois, ces erreurs peuvent être évitées grâce à un accompagnement business travel et une planification minutieuse.
Travailler avec une société de technologie de voyage permet d’éliminer beaucoup de ces erreurs, car les processus des voyages d’affaires, de la réservation aux dépenses, sont gérés par une seule plateforme. Il est essentiel de réduire les erreurs pour garantir un voyage sans heurts et sans problèmes.
Politique en business travel inefficace
La première question qui doit être analysée dans la gestion des voyages d’affaires est liée à la politique interne de l’entreprise en matière de business travel. Souvent, les règles adoptées sont dépassées et ne sont pas toujours claires pour les gestionnaires et les voyageurs.
Il faut donc vérifier chaque élément de votre politique de voyage, mettre à jour ce qui est nécessaire et réaffirmer ces règles avec l’équipe. Elles doivent être claires, objectives et, surtout, doivent être suivies par tous.
Il est important que les politiques concernent tous les processus et toutes les hiérarchies de l’organisation. Même s’il existe des situations inhabituelles, les exceptions doivent être évitées et, si possible, analysées au préalable.
Les difficultés à organiser les informations
Cette situation se produit pour plusieurs raisons. Cela peut être dû au fait que le professionnel est inexpérimenté en matière de voyages d’affaires, qu’il a plusieurs agendas externes ou que la manière de demander des approbations pour de nouveaux voyages et la responsabilité sont complexes.
En plus de discuter avec l’équipe pour comprendre les principales difficultés, il est nécessaire de créer des mécanismes pour mettre fin au problème. Fixer des délais précis, définir certaines règles, adopter un système de contrôle et de gestion permettant des mises à jour simples, disposer d’options via des applications web et smartphone sont quelques-unes des actions permettant d’améliorer l’efficacité dans ce domaine.
Le département financier passe trop de temps à vérifier les rapports
Le retard dans la vérification des dépenses et des rapports est, la plupart du temps, le résultat des problèmes énumérés ci-dessus : le voyageur ne livre pas à temps, le manager a des difficultés à contrôler l’équipe, la politique de voyage est dépassée, ou il peut y avoir une absence d’intégration des informations.
Le processus, lorsqu’il atteint le département financier, comprend déjà une série de divergences accumulées et essayer de réduire le problème uniquement à ce stade sera inefficace. Il est ici important d’analyser la manière dont le processus se déroule afin de prendre des décisions qui optimisent le temps et le travail des personnes impliquées.
L’absence d’un système de gestion
Il s’agit d’une erreur qui affecte directement le budget des entreprises. Sans un outil efficace, les gestionnaires ne peuvent pas visualiser les dépenses de voyage telles que les frais de transport, les billets d’avion et ne peuvent pas suggérer l’achat de billets et de logements avec le meilleur rapport coût-bénéfice ni avoir une vue systémique du processus.
Avec un savoir-faire prouvé et une expérience solide dans la gestion des dépenses en business travel, travailler avec une agence de voyages d’affaires est la solution pour réduire les coûts liés aux voyages et aux déplacements, ainsi que pour suivre la situation de l’agenda de chaque employé et être en mesure de suivre leurs dépenses et leurs frais en temps réel.